Les 3 points de l’organisation « matérielle » d’un webinaire

Dans notre précédent billet sur l’organisation de webinaires, nous avons abordé la définition des messages à transmettre. Aujourd’hui, ce billet va aborder la question de l’organisation matérielle.

L’organisation matérielle concerne en fait principalement le choix et la maitrise du logiciel de webinaire que vous utiliserez d’une part. D’autre part, préparez les différents documents écrits que vous échangerez avec vos contacts.

1 - Vous trouverez différents outils de webinaire sur le marché : la plupart des fournisseurs propose au moins un essai gratuit. A vous de faire votre choix. C’est naturellement avant votre webinaire que vous devez vous entrainer et prendre en main celui l’outil vous aurez sélectionné. L’objectif est que vous soyez 100% opérationnel le jour J. Pour ce faire, il est juste indispensable de passer un peu de temps à se familiariser avec l’application. Apprivoisez notamment la messagerie directe (chat) qui vous permettra de recueillir les questions au fur et à mesure du webinaire.

2 - De même, entrainez-vous afin d’éviter la fausse manipulation « en live », surtout si vous avez décidé d’animer le webinaire à plusieurs intervenants. Il convient de vous assurer que vous maitrisez bien les points suivants: lancer les invitations pour se connecter au webinaire, lancer l’enregistrement, mettre les participants « en mode silence », mettre fin au webinaire (audio et vidéo), utiliser la messagerie pour communiquer avec un ou la totalité des participants…

3 - Préparez les invitations que vous enverrez aux inscrits pour qu’ils puissent se connecter ; de même, rédigez également à l’avance 2 modèles d’e-mail : un de remerciement destiné aux participants et un autre pour les inscrits absents. Vous pourrez ainsi communiquer le plus rapidement possible après la fin de votre webinaire.

Dans notre prochain billet, nous finaliserons la préparation de webinaires, en abordant l’animation, de façon à ce que votre intervention soit la plus réussie possible.

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